PRIVACY – EN COOKIEVERKLARING LEGALANCE ®

Legalance is een eenmanszaak, gedreven door A.H. Verhulp (KvK 50957716).
 

Zoals het in de juridische sector gebruikelijk is, werkt Legalance op basis van geheimhouding. Zij respecteert de privacy van opdrachtgevers, relaties en websitebezoekers. De persoonsgegevens worden in overeenstemming met wet- en regelgeving verwerkt. In deze Privacy- en cookieverklaring legt Legalance uit hoe zij met persoonsgegevens omgaat en wat de rechten van u als betrokkene zijn.

1. Toepasselijkheid
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens. Dat zijn gegevens die iets zeggen over of herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon (bedrijfsgegevens vallen hier buiten), ongeacht of deze informatie digitaal, analoog of op andere wijze beschikbaar is. U kunt denken aan uw naam, contactgegevens, IP-adres, maar ook een foto of geluidsopname. Over dergelijke persoonlijke informatie gaat deze uitleg. Indien mogelijk worden zakelijke gegevens die tot de persoon herleidbaar zijn op gelijke wijze behandeld.

2. De wijze waarop persoonsgegeven worden verzameld
Legalance dient de juiste persoonsgegevens van de juiste persoon te ontvangen. Voorafgaand aan of bij het plaatsen van een opdracht verzamelt Legalance persoonsgegevens zoals contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres). Bij gebruik van de webstore verstrekt u deze gegevens al dan niet optioneel via de invulvelden. Ook als u informatie opvraagt of om een andere reden contact met Legalance opneemt, worden uw gegevens verzameld. Bij e-mailcontact zal dit ook uw IP-adres bevatten.

3. De doelen voor de verwerking van persoonsgegevens
Legalance verwerkt de persoonsgegevens voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst voor juridische diensten en de bijbehorende administratie en declaratie van de werkzaamheden, dan wel voor de levering van de aankoop en daarmee samenhangende administratie en facturatie.

Legalance gebruikt de persoonsgegevens niet voor marketingdoeleinden. Legalance verkoopt de persoonsgegevens ook niet door.

Indien Legalance uw gegevens voor andere doeleinden wenst te of moet gebruiken dan waarvoor zij zijn verstrekt, zal zij daarover vooraf met u overleggen en zo nodig uw toestemming vragen.

4. Bewaren van persoonsgegevens 
Persoonsgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bankgegevens en eventueel BTW-nummer (al dan niet afgeleid van het BSN) worden in eigen beheer bewaard zolang dat voor het dossier of volgens wet- en regelgeving nodig is.

Legalance is voor de Belastingdienst verplicht haar administratie zeven jaar te bewaren. De administratie wordt op een veilige manier vernietigd.

Dossiergegevens kunnen korter of langer worden bewaard. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van de aard van de relatie en met het oog op latere rechtsvorderingen. Zij worden ook op een veilige manier vernietigd of aan de opdrachtgever geretourneerd, indien zij niet meer nodig zijn.

E-mailgegevens blijven bewaard, in elk geval voor de tijd die nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. De inhoud van de e-mail kan voor het dossier langer van belang zijn. U kunt Legalance verzoeken oude e-mailcorrespondentie te verwijderen. Over verwijdering van uw gegevens vindt u informatie in paragraaf 8.

Indien u (optioneel) een account in de webstore heeft aangemaakt, is de bewaartermijn van de daarin opgenomen gegevens afhankelijk van de bestaansduur van uw account.

5. Uw persoonsgegevens en derden
Legalance verkoopt uw persoonsgegevens niet door. Wel kan Legalance bij haar dienstverlening derden inschakelen. Mocht zo’n inschakeling zich voordoen, dan wordt u daar als opdrachtgever bij betrokken. Legalance kan ook gebruik maken van systemen en diensten van derden, waardoor het mogelijk is dat uw persoonsgegevens (deels) toegankelijk zijn voor derden, binnen of buiten Europa. Ook deze derden zijn gehouden aan wet- en regelgeving en/of contractuele afspraken.

Indien u partij bent in een juridische procedure, zullen uw daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens beschikbaar komen voor een bezwaar- of beroepscommissie en/of gerechtelijke instantie, uw wederpartij, rechtshulpverleners, etc..

Bij gebruik van een online boekhoudprogramma van derde zijn opdrachtgevers aangeduid als pseudoniem. Facturen worden daarin niet opgeslagen en er is geen koppeling met de bankrekening van Legalance.

Bij gebruik van de webstore worden uw persoonsgegevens in systemen van derden opgeslagen, zoals een CRM-systeem, betaalservice en bezorgdienst.

Legalance kan op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens aan (of onder toezicht van) de overheid te verstrekken.

6. Cookies
Een cookie is een klein bestandje dat met een pagina van de website (of met een op de pagina gebruikt object van een ander) wordt meegestuurd en door het besturingssysteem (webbrowser) op de harde schijf van uw apparaat (zoals computer, smartphone of tablet) wordt geplaatst. De informatie in dat bestandje wordt bij een volgend bezoek aan deze website gebruikt en naar de betreffende servers teruggestuurd. Er zijn verschillende soorten cookies.

De website en web store van Legalance gebruiken functionele ‘session cookies’. De web store is een externe faciliteit waarvan de analytische en tracking cookies handmatig zijn uitgeschakeld. De functionele cookies werken op basis van een tijdelijke opslag. Door toekenning van een tijdelijk nummer wordt onthouden welke onderdelen van de website u met dit bezoek heeft bekeken. Deze informatie ondersteunt de gebruiksvriendelijkheid van de website, zodat u bijvoorbeeld gemakkelijk een pagina terug kunt bladeren. Ook worden session cookies gebruikt om te controleren of uw apparaat JavaScript ondersteunt en aldus bepaalde functies van de website of objecten kan weergeven. Voor het gebruik van functionele cookies is uw toestemming niet nodig. Als u de webbrowser afsluit, worden deze cookies automatisch verwijderd.

Ook bij ‘session storage’ vindt tijdelijke opslag van gegevens plaats. Session storage wordt gebruikt om informatie over de structuur van de website op te slaan in uw webbrowser, zodat u de onderdelen gemakkelijk kunt raadplegen. Hierbij worden geen persoonsgegevens verwerkt.

De website bevat mogelijk (knoppen met) links naar social media. Deze links plaatsen op zichzelf ook geen gegevens op uw computer. Op het gebruik van deze social media is het privacy- en cookiebeleid van de aanbieder van toepassing.uw computer. De website bevat mogelijk (knoppen met) links naar social media. Deze links plaatsen op zichzelf geen gegevens op uw computer. Op het gebruik van deze social media is het privacy- en cookiebeleid van de aanbieder van toepassing.

7. Technische en organisatorische maatregelen
Legalance werkt op basis van geheimhouding en behandelt alle informatie over opdrachtgevers, hun onderneming en relaties vertrouwelijk. Desgewenst kan een verklaring omtrent gedrag worden overgelegd. Legalance treft technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens zo zorgvuldig mogelijk te behandelen. Zo wordt er gestreefd naar verzameling van slechts de nodige persoonsgegevens, korte bewaartermijnen en transparantie. Voor datatransport en - bewaring zijn er standaardwaarborgen en extra waarborgen. Bij voorkeur vindt datatransport van persoon tot persoon plaats en dataopslag in eigen beheer. Datatransport op andere wijzen kan altijd in overleg.

Eventuele datalekken worden intern gedocumenteerd op basis van omschrijving, gevolgen en getroffen maatregelen. Indien nodig meldt Legalance het datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als een datalek voor u belangrijk is, ontvangt u hierover bericht.

Indien Legalance privacygevoelige data opslaat voor een opdrachtgever, dan worden eventuele datalekken aan de opdrachtgever gemeld.

8. Uw rechten
Legalance staat altijd open voor suggesties voor de veilige omgang met persoonsgegevens.

Als opdrachtgever of andere relatie van Legalance heeft u ook een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
• U heeft het recht uw persoonsgegevens in te zien.
• Indien uw persoonsgegevens onjuist zijn, kunt u Legalance verzoeken deze te wijzigen.
• U heeft het recht Legalance verzoeken uw persoonsgegevens in een machineleesbaar formaat aan u te verstrekken.
• U heeft het recht Legalance verzoeken de persoonsgegevens die Legalance van u of van een kind waarover u de ouderlijke verant- woordelijkheid heeft, heeft bewaard, te laten verwijderen.
• U heeft het recht bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• En heeft u toestemming gegeven voor het gebruik van uw persoonsgegevens voor een ander doel dan de overeenkomst met Legalance, dan kunt u die toestemming ook weer intrekken. Voor u dat doet, informeert Legalance u graag over de gevolgen.

Indien u van deze rechten gebruik wenst te maken, kunt u schriftelijk contact opnemen met Legalance, Postbus 2114, 3201 VL Spijkenisse, info@legalance.nl. Om aan uw verzoek te kunnen voldoen, dient Legalance eerst te weten wie u bent (identificatie) en er zeker van te zijn dat u de persoon bent voor wie u zich uitgeeft (authenticatie) om misbruik te voorkomen. Uw verzoek zal dan binnen een maand worden afgehandeld.

Indien u een klacht heeft, kunt deze ook voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijziging Privacy- en cookieverklaring
Zo nodig kan Legalance haar Privacy- en cookieverklaring wijzigen. Op de website www.legalance.nl vindt u steeds de actuele versie.

Juli 2024